GASTOS POR COMPROBAR

 

 

 

El poder de aplicar Nuestra Experiencia

 

 

 

 

 

 

La correcta administración de los anticipos de efectivo entregados a los empleados es de suma importancia para el control adecuado del dinero por estos conceptos.

 

Objetivo

El objetivo principal de este módulo es administrar y controlar todas las erogaciones que requieran del manejo de uno o varios anticipos de efectivo entregados al personal del grupo así como de una posterior comprobación de los mismos.

Lo anterior se logra por medio del registro de las solicitudes de anticipo en efectivo y en especie en cada una de las compañías del grupo realizadas en forma directa por el usuario que hará el viaje, debiéndose autorizar por el encargado o gerente de área, así como las comprobaciones realizadas también por el usuario que realizó el gasto, relacionadas con la solicitud correspondiente, previa autorización del gerente o encargado del área.

 

Características del módulo.

  • Información Diaria. Al obtener la información al día sin necesidad de efectuar procesos alternos, lo que ayuda en la reducción en tiempos de operación del personal.
  • Estados de Cuenta. Permite obtener un Estado de Cuenta del deudor, donde se presentan los anticipos solicitados así como las comprobaciones registradas.
  • Definición de Seguridad por Usuario. Permite obtener seguridad por usuario sobre los procesos que puede ejecutar en el módulo.
  • Manejo de solicitudes de anticipo en efectivo y en especie; con la autorización del jefe de área.
  • Contabilización Automática. El registro de los movimientos se realiza a través de reglas contables donde se define el conjunto de cuentas contables que se afectan.
  • Flujo de Procedimientos Automatizados. Operación basada en procedimientos automatizados, asegurando la confiabilidad de la operación y el cumplimiento de los lineamientos planteados por la dirección.
  • Envío de Mensajes por Correo Electrónico. Optimiza la comunicación entre los involucrados en el proceso.
  • Operación auditable en-línea Elaboración de comprobaciones por deudor (Parciales o Totales).
  • Manejo de ‘Devoluciones de efectivo ’y ‘Saldos a Favor’. Que a través de un proceso de ajuste, se ejecuta una evaluación por deudor, el monto que se le ha entregado como anticipo, contra lo que ha presentado como comprobación, generando ya sea una solicitud de cheque a favor del deudor o solicitando el folio del depósito, dependiendo del saldo en favor o en contra del deudor.

 

Integración.

El módulo de Gastos por Comprobar está integrado en forma directa con los siguientes módulos:

  • Bancos: Al momento de autorizar una solicitud de gastos por comprobar el sistema genera una solicitud de cheque en el módulo de bancos, al mismo tiempo que es impreso el cheque en el módulo de bancos, se regresa información al módulo de Gastos por Comprobar indicando el número de cheque con el que se pagó esta solicitud.
  • Contabilidad: El módulo de Gastos por Comprobar permite efectuar las aplicaciones contables en automático de las comprobaciones, utilizando de una manera sencilla para el usuario, la creación de las reglas contables.

 

Tipos de Consultas y Reportes.

  • Consultas de Documentos:
    • Solicitudes de Anticipo
    • Comprobaciones
  • Relaciones analíticas por:
    • Concepto de Gasto, CC, UEN, Deudor, Fechas, etc.
  • Estados de Cuenta