COMPRAS

 

 

 

El poder de obtener mayor beneficio para su Negocio

 

 

 

 

 

 

El módulo de Compras tiene como función el administrar y controlar las requisiciones de compras realizadas por los distintos departamentos del grupo así como las cotizaciones con los distintos proveedores hasta la colocación y seguimiento de la Orden de Compra.

 

Objetivo

Administrar y controlar la colocación las Requisiciones de productos y servicios solicitadas por los distintos departamentos, así como la elaboración de la cotización de cada Requisición y la posterior elaboración y control de la Orden de Compra colocada a cada proveedor.

Lo anterior se logra mediante el proceso administrativo de la colocación de una requisición de algún departamento, su posterior autorización por el jefe del departamento y la elaboración de las cotizaciones realizadas por el departamento de Compras, una vez autorizada la cotización, se procede a elaborar la Orden u Ordenes de Compra y se le da seguimiento conforme se va recibiendo la mercancía o los servicios solicitados.

 

Características del Módulo

  • Cotizaciones.

A partir de una requisición se puede elaborar la cotización con los proveedores que establezca la empresa del grupo; llevando un registro histórico de las mismas.

  • Requisiciones de Compra Descentralizadas.

Las requisiciones de compra pueden ser capturadas desde el departamento que solicita, eliminando la recaptura de información.

  • Múltiples tipos de Ordenes de Requisiciones y Ordenes de Compra.

Permite la creación de un catálogo de Requisiciones y Ordenes de Compra de acuerdo a las necesidades de cada departamento y usuario.

  • Ordenes de Compra a partir de una Cotización.

Elaboración de una o varias Ordenes de Compra a partir de una sola cotización con uno o varios proveedores.

  • Autorización de Ordenes de Compra por montos máximos.

Cancelación parcial de Ordenes de Compra no surtidas de forma completa por los proveedores.
Impresión de Ordenes de Compra únicamente autorizadas, así como el envío de las mismas a través de correo electrónico.

  • Generación de solicitudes de compra por puntos de reorden.

Cuando los niveles de inventarios llegan a su puntomínimo de operación se generan en forma automática las ordenes de compra según los parámetros definidos por el usuario.

  • Inventarios en Moneda Extranjera.

Permite el registro de inventarios en las distintas monedas extranjeras definidas por los usuarios.
Seguimiento de Ordenes de Compra surtidas o pendientes de surtir por un proveedor (BackOrder) tanto de productos como de servicios.

  • Elaboración de listas de distribución para indicar a los proveedores en que dirección se requiere que entregue los productos.
  • Es posible a través del módulo de Compras obtener una evaluación de los proveedores, esto representa una gran ventaja al momento de requerir una detallada selección de los mismos.

 

Integración total de la Información

El módulo de Compras está integrado en forma directa con los siguientes módulos:

  • Inventarios: Al momento de autorizar una Orden de Compra, el almacén podrá realizar la entrada de mercancías cuyo monto en unidades y dinero no podrá ser superior al autorizado por el departamento de compras.
  • Cuentas por Pagar: Al momento de autorizar la Orden de Compra de servicios, el departamento de cuentas por Pagar puede recibir las facturas correspondientes de cada proveedor cuyo monto no deberá ser mayor a lo autorizado por el departamento de Compras.

A través del módulo de Compras es posible obtener un reporte de Variación de Precios, que facilita el rápido análisis de los mismos.

 

Tipos de Consultas y Reportes:

  • Ordenes de Compra autorizadas.
  • Ordenes de Compra pendientes de surtir.
  • Estado de Cuenta de proveedores.
  • Listado de Compras por proveedores.
  • Variaciones de precios por Proveedor o por Producto.
  • Existencias.

 

El sistema cuenta con la capacidad de consultas “drill-down” y también es posible emitir el reporte en pantalla o papel, lo que representa una gran ventaja al consultar la información en forma efectiva.